Quy trình vận hành kinh doanh

1. Quản lý hợp đồng & triển khai dịch vụ (Giai đoạn khởi động)

Đây là bước nền tảng. Mọi thứ phải được ghi bằng văn bản, điều khoản rõ ràng, phạm vi công việc chốt chuẩn thì các bước sau mới chạy trơn tru.

• Tiếp nhận yêu cầu từ kinh doanh
• Hoàn tất hợp đồng
• Kiểm tra điều kiện triển khai (kỹ thuật – pháp lý – tài chính)
• Lập kế hoạch triển khai chi tiết: timeline – đầu mối – tài nguyên
• Triển khai dịch vụ theo từng mốc, có biên bản nghiệm thu từng phần
• Bàn giao đưa vào vận hành

2. Hỗ trợ hoạt động kinh doanh (Giai đoạn vận hành thường xuyên)

Truyền thống mà nói, bộ phận vận hành là “xương sống”, còn kinh doanh là “mũi nhọn”. Vận hành hỗ trợ để mũi nhọn lao đi nhanh và trúng mục tiêu.

• Theo dõi số liệu, báo cáo ngày/tuần/tháng
• Cập nhật tình trạng dịch vụ cho đội sale
• Giải quyết các vấn đề kỹ thuật, nội dung, đối tác
• Điều phối giữa các phòng ban khi có phát sinh
• Chuẩn bị tài liệu: profile dịch vụ, pricing, quy trình, mẫu form

3. Liên thông vận hành – marketing – sale (Giai đoạn đẩy tăng trưởng)

Một doanh nghiệp vận hành truyền thống luôn dựa trên kỷ luật luồng thông tin. Ba bộ phận này phải chạy như răng cưa ăn khớp.

• Marketing lên kế hoạch truyền thông → vận hành kiểm tra khả năng đáp ứng → sale chuẩn bị giải pháp bán
• Đồng bộ thông điệp, tài liệu, ưu đãi để tránh sai lệch
• Theo dõi hiệu quả chiến dịch marketing và phản hồi từ thị trường
• Luồng phản hồi một vòng: Sale → Marketing → Vận hành → Điều chỉnh dịch vụ

4. Đảm bảo chất lượng – tiến độ – hiệu quả tài chính (Giai đoạn kiểm soát & tối ưu)

Trụ cột cuối cùng của quy trình vận hành là kiểm soát. Không có kiểm soát, không thể duy trì chất lượng và cũng không thể bảo toàn hiệu quả tài chính.

• Kiểm tra chất lượng dịch vụ định kỳ
• So sánh tiến độ thực tế với timeline triển khai
• Đo lường KPI: user, doanh thu, chi phí, lợi nhuận
• Phân tích rủi ro và lập phương án dự phòng
• Tối ưu chi phí vận hành, nâng hiệu suất nhân sự
• Kết thúc chu kỳ bằng báo cáo tổng hợp và đề xuất cải tiến.